Informativa eventi

Quando partecipi a un evento organizzato da Valcucine S.p.A. – o a cui Valcucine prende parte – potremmo raccogliere e utilizzare alcune informazioni che ti riguardano. Con questa informativa vogliamo spiegarti in modo semplice e trasparente quali dati trattiamo, perché lo facciamo e quali diritti puoi esercitare.

 

1. Chi tratta i tuoi dati

I tuoi dati sono trattati da Valcucine S.p.A., C.F. 00407160936, con sede legale in Via Luciano Savio 11, 33170 Pordenone (PN). Per qualunque richiesta o dubbio puoi scriverci a: privacy@valcucine.it

Valcucine non ha designato un DPO.

2. Quali dati raccogliamo durante gli eventi

Nel corso delle attività possono essere raccolti:

• fotografie;
• riprese video e audio;
• dati di contatto che ci fornisci volontariamente (ad esempio tramite form, biglietti da visita, iscrizione newsletter, ecc.).

Le immagini possono riprendere l’evento nel suo complesso (scatti di ambiente o di gruppo) oppure, in alcuni casi, anche primi piani.

3. Perché trattiamo questi dati (finalità del trattamento e base giuridica)

Durante gli eventi realizziamo foto e video per documentare l’atmosfera, le attività svolte e i momenti più significativi.

Questo materiale può essere condiviso attraverso:

• i siti web Valcucine
• social media ufficiali;
• brochure, cataloghi e materiali aziendali;
• comunicati stampa e contenuti editoriali.

4. Su quale base giuridica?

• Se sei ripreso in immagini generiche e non prevalenti, la base è il legittimo interesse del Titolare.
• Se l’immagine ti ritrae in primo piano in modo riconoscibile, utilizziamo il consenso.

b) Per gestire l’evento

Possiamo usare i dati per comunicazioni organizzative, gestione iscrizioni, accessi, registrazioni e attività logistiche.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali.

c) Per inviarti aggiornamenti o comunicazioni post-evento

Se decidi di iscriverti a newsletter o richiedi materiali informativi, useremo i tuoi dati per tenerti aggiornato.

Base giuridica: il tuo consenso.

5. Come vengono trattati i dati (Modalità di trattamento)

Trattiamo le immagini, i video e gli eventuali dati di contatto raccolti durante l’evento con modalità semplici, sicure e rispettose della tua privacy.

Questo significa che:

• utilizziamo strumenti elettronici e digitali (es. macchine fotografiche, videocamere, software di archiviazione);
• in alcuni casi conserviamo le immagini anche in forma analogica (es. fotogrammi o copie esportate per l’ufficio comunicazione);
• l’accesso alle immagini è consentito solo a personale autorizzato, istruito e vincolato alla riservatezza;
• non utilizziamo sistemi di riconoscimento facciale, profilazione o analisi biometrica;
• adottiamo misure di sicurezza per evitare:
  • accessi non autorizzati,
  • manipolazioni,
  • cancellazioni accidentali,
  • divulgazioni involontarie presenti sui dispositivi.

In pratica, i file che ti riguardano vengono trattati esclusivamente per le finalità dell’evento e della comunicazione aziendale, e non compiamo alcuna operazione che possa influire sul tuo comportamento, i tuoi diritti o le tue libertà personali.

Se chiedi la cancellazione o limiti d’uso, blocchiamo l’immagine nei limiti tecnici dei nostri sistemi (ad esempio: possiamo rimuovere foto dai nostri archivi, ma non possiamo cancellare immagini già condivise da terzi sui loro profili social).

6. Trasferimenti all’estero

Se pubblichiamo contenuti su piattaforme come Facebook, Instagram, LinkedIn o YouTube, alcuni dati possono essere trasferiti in Paesi fuori dall’Unione Europea. Questi trasferimenti avvengono sempre nel rispetto delle garanzie previste dagli articoli 45–49 del GDPR.

7. Per quanto tempo conserviamo le immagini

Le immagini e i video realizzati durante l’evento vengono conservati solo per il tempo strettamente necessario a raggiungere le finalità di comunicazione e documentazione. Il periodo massimo è fissato in 5 anni.

Tuttavia:

• se ci chiedi di revocare il consenso o non desideri più comparire, provvediamo a cancellare l’immagine dai nostri sistemi;
• se i file sono ancora nei nostri server, la cancellazione può essere eseguita rapidamente;
• se sono stati già diffusi su piattaforme online (es. Instagram, Facebook, YouTube), la rimozione dipenderà anche dalle politiche dei provider e non sempre potrà essere totale;
• se il contenuto è stato riutilizzato da soggetti terzi (testate giornalistiche, agenzie stampa, content creator), possiamo solo informare i soggetti coinvolti della tua richiesta, ma non possiamo garantire la rimozione presso di loro.

I dati vengono cancellati automaticamente anche:

• se non più necessari,
• se non coerenti con le finalità originarie,
• oppure se un obbligo legale ne impone l’eliminazione.

8. A chi comunichiamo i dati (Destinatari)

Per gestire correttamente le attività dell’evento e la comunicazione dei contenuti, alcune categorie di soggetti possono venire a conoscenza dei dati che ti riguardano.

Ecco chi può accedervi:

a) Personale interno autorizzato

Solo persone istruite e autorizzate da Valcucine spa, ad esempio:

• ufficio marketing e comunicazione,
• ufficio eventi,
• personale che cura i canali social.

Queste persone trattano i dati solo se necessario e nel rispetto della riservatezza.

b) Fornitori esterni che ci supportano (Responsabili del trattamento)

Si tratta di soggetti che lavorano per noi o con noi, e che trattano i dati solo per conto di Valcucine:

• fotografi, videomaker, giornalisti incaricati;
• agenzie di comunicazione e PR;
• società che gestiscono i canali social o i siti web;
• fornitori IT che ci aiutano a gestire sistemi informatici, hosting, archiviazione, cloud, manutenzione server;
• aziende che curano la produzione di contenuti, brochure, cataloghi.

Questi soggetti:

• sono vincolati da un contratto di nomina a Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR),
• trattano i dati solo secondo le nostre istruzioni,
• non possono utilizzarli per finalità proprie.

c) Soggetti terzi autonomi

Alcuni soggetti non agiscono su nostra istruzione, ma potrebbero comunque trattare i dati una volta diffusi:

• piattaforme social (Meta, LinkedIn, Google/YouTube, ecc.);
• media, testate giornalistiche o broadcaster;
• partner commerciali coinvolti nell’evento;
• organizzatori fieristici o strutture ospitanti (se necessario);
• Autorità pubbliche (solo nei casi previsti dalla legge).

In questo caso i dati sono trattati in autonomia, secondo le loro rispettive informative privacy.

d) In nessun caso cediamo immagini per finalità commerciali a terzi

Valcucine non vende, non cede e non sfrutta commercialmente le immagini degli interessati per finalità ulteriori rispetto a quelle dichiarate.

9. I tuoi diritti (artt. 15–22 GDPR)

Il GDPR ti riconosce una serie di diritti relativi ai tuoi dati personali. Qui di seguito li spieghiamo in modo chiaro e applicato nello specifico al contesto degli eventi e delle riprese fotografiche e video.

Puoi esercitare i tuoi diritti scrivendo a: privacy@valcucine.it
Ti risponderemo entro 30 giorni, prorogabili se necessario.

9.1. Diritto di accesso (art. 15 GDPR)

Cosa significa:

Puoi chiedere di sapere se Valcucine tratta dati che ti riguardano e, in tal caso, ricevere:

• una conferma dell’esistenza del trattamento,
• informazioni più dettagliate sulle modalità e finalità,
• copia dei dati personali trattati (in questo caso, immagini o video dove compari).

Quando puoi esercitarlo

Sempre, quando vuoi verificare:

• se sei stato ripreso,
• se le immagini sono state conservate,
• dove sono state pubblicate.

Limitazioni pratiche nel contesto eventi. L’accesso può essere limitato quando:

• l’immagine contiene altre persone non oscurabili tecnicamente,
• l’immagine è già stata sovrascritta o eliminata dai sistemi,
• la richiesta riguarda riprese già trasferite a soggetti terzi (es. media, social network),
• la consegna potrebbe compromettere la sicurezza o diritti di terzi.

In questi casi forniremo comunque una risposta motivata e, se possibile, una descrizione generale del trattamento o un fermo immagine che non identifichi terzi.

9.2. Diritto di rettifica (art. 16 GDPR)

Cosa significa

Questo diritto permette di correggere dati personali inesatti.

Applicazione al contesto foto/video. Le immagini non possono essere “rettificate” come un dato scritto non è tecnicamente possibile modificare il tuo volto in un video o “correggere” uno scatto senza creare un contenuto nuovo.

Quando la rettifica non è possibile

• per contenuti già pubblicati su piattaforme che non controlliamo (es. social),
• per immagini già diffuse su testate giornalistiche o divulgate sulla base di autorizzazioni preventivamente ricevute.

9.3. Diritto alla cancellazione – “oblio” (art. 17 GDPR)

Cosa significa

Puoi chiedere che le immagini in cui sei riconoscibile vengano cancellate.

Quando puoi esercitarlo

• Se avevi dato consenso e lo revochi,
• se non vuoi più che siano usate le immagini che ti ritraggono,
• se ritieni l’uso non conforme al GDPR.

Quando la cancellazione è possibile

• quando le immagini sono nei sistemi di Valcucine,
• quando non sono più necessarie,
• quando la revoca del consenso non pregiudica interessi prevalenti.

Quando può non essere possibile cancellare tutto

• se il file è già stato pubblicato online e non può essere rimosso integralmente,
• se è stato condiviso da terzi (testate, siti web, social),
• se è necessario per difendere un diritto in sede giudiziaria.

Ti informeremo sempre fino a dove arriva il nostro controllo e cosa è tecnicamente fattibile.

9.4. Diritto alla limitazione (art. 18 GDPR)

Cosa significa

Puoi chiedere che l’immagine non venga più utilizzata per un certo periodo, pur senza cancellarla.

Esempi pratici

• Sospendere la pubblicazione mentre verifichiamo un reclamo,
• bloccare l’utilizzo dell’immagine mentre attendi chiarimenti,
• evitare ulteriori diffusione anche se il file resta archiviato.

Quando è applicabile

• se contesti la legittimità del trattamento,
• se abbiamo bisogno di tempo per verificare una richiesta,
• se i dati sono necessari per un esercizio di un diritto ma non per pubblicazione.

9.5. Diritto alla portabilità (art. 20 GDPR)

Cosa significa

Puoi chiedere di ricevere i dati personali che hai fornito in un formato leggibile (es. dati di contatto lasciati al desk o nei form).

Nel contesto foto/video

Questo diritto non si applica alle immagini, perché:

• non sono “dati forniti dall’interessato”,
• non sono trattati sulla base del consenso “contrattuale”,
• non sono generati da un trattamento automatizzato.

Puoi invece ricevere i tuoi dati identificativi eventualmente registrati in fase di partecipazione all’evento.

9.6. Diritto di opposizione (art. 21 GDPR)

Cosa significa

Puoi opporti in qualsiasi momento:

• all’utilizzo delle immagini,
• alla loro pubblicazione,
• alla loro conservazione,
• alle riprese che ti ritraggono in modo identificabile.

Quando è efficace

Per le riprese basate sul legittimo interesse, Valcucine valuterà la tua opposizione e, se non vi sono motivi cogenti prevalenti, provvederà alla rimozione.

Esempi pratici

• non vuoi apparire nelle foto dell’evento,
• ti accorgi che sei in una ripresa pubblicata sui canali social,
• chiedi che non venga più usata un’intervista video.

Quando può essere respinta

Solo se l’uso dell’immagine è necessario per:

• difendere un diritto in sede giudiziaria,
• documentare fatti rilevanti,
• rispondere a richieste dell’autorità,
• Impossibilità tecnica o divulgazione legittimamente avvenuta attraverso canali e destinatari sottratti al controllo del Titolare del trattamento.

9.7. Diritto a non essere sottoposto a decisioni automatizzate (art. 22 GDPR)

Cosa significa

Nessun software deve prendere decisioni che ti riguardano senza intervento umano.

Nel contesto eventi Valcucine spa :

• non utilizza sistemi di riconoscimento facciale,
• non utilizza algoritmi che analizzano il tuo comportamento,
• non effettua profilazioni automatizzate sui tuoi volti o sulle tue immagini.

9.8 Come presentare una richiesta e diritto di reclamo.

Puoi scrivere a: privacy@valcucine.it

Ti risponderemo entro 30 giorni. Se la richiesta è complessa Ti informeremo in anticipo, ovvero prima della scadenza dei 30 giorni che abbiamo necessità di più tempo.

Resta fermo il diritto di proporre reclamo direttamente all’Autorità di controllo così come previsto dall’art. 77 GDPR innanzi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali collegandosi al sito https://www.garanteprivacy.it